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À partir du 1er janvier 2023, les sociétés privées en °ÄÃÅÓÀÀû doivent conserver en dossier les renseignements sur leur propriété bénéficiaire ou sur les « particuliers ayant un contrôle important Â» et fournir ces renseignements lorsque les autorités policières, réglementaires ou fiscales les demandent.

Qui doit conserver ces renseignements?

Toutes les entreprises privées constituées en personne morale en °ÄÃÅÓÀÀû doivent conserver des dossiers sur leur propriété bénéficiaire (ou sur les « particuliers ayant un contrôle important Â»). Des règles semblables s’appliquent aux entreprises constituées en personne morale au fédéral ou dans d’autres provinces.

Les sociétés ouvertes et leurs filiales à propriété exclusive n’ont pas cette obligation.

Définition de « particulier ayant un contrôle important Â»

Cette définition s’applique aux personnes suivantes :

  • Les personnes qui détiennent, contrôlent ou gèrent :
    • 25 % ou plus des actions avec droit de vote de la société; ou
    • des actions dont la valeur équivaut à 25 % ou plus de la juste valeur marchande de toutes les actions en circulation de la société;
  • Les personnes qui exercent une influence directe ou indirecte sur la société sans détenir au moins 25 % des actions; ou
  • Les personnes qui détiennent ou contrôlent un nombre important d’actions conjointement avec d’autres particuliers.

Si un groupe de personnes d’une même famille contrôlent collectivement au moins 25 % des actions d’une société, chaque personne serait un particulier ayant un contrôle important.

Les personnes d’une même famille incluraient le particulier et :

  • son conjoint ou sa conjointe
  • son fils ou sa fille
  • tous les autres membres de la famille qui habitent dans le même ménage

Qu’arrive-t-il à ces renseignements?

Les sociétés peuvent conserver ces renseignements en dossier au siège social de l’entreprise. Les sociétés ne sont pas tenues de soumettre ces renseignements à un registre.

Les sociétés doivent fournir ces renseignements lorsque les autorités policières, réglementaires ou fiscales les demandent.

Renseignements à conserver

Pour chaque particulier ayant un contrôle important, la société doit conserver les renseignements suivants :

  • le nom, la date de naissance et la dernière adresse connue du particulier
  • le territoire de résidence à des fins fiscales
  • la date à laquelle le particulier a acquis un contrôle important ou a cessé d’avoir un contrôle important
  • une description de la façon dont le particulier détient un contrôle important par rapport à la société, y compris ses intérêts dans ou ses droits aux actions de la société
  • une description des mesures prises par la société pour tenir ces renseignements à jour tous les ans

Fréquence de mise à jour des renseignements

Les renseignements doivent être mis à jour :

  • au moins une fois par année.
  • dans les 15 jours de la date à laquelle la société prend connaissance d’un changement aux renseignements pertinents.